Der BOOST-Erfolg – Eine Fallstudie
Die logische Ableitung
Über mehr als ein Jahrzehnt hinweg haben wir zahlreiche internationale IT- und Digitalisierungsprojekte begleitet und verantwortet. Dabei waren zentrale Faktoren für den Projekterfolg stets dasselbe Grundgerüst: Eine klare Bestimmung der Ausgangssituation, ein durchdachter Planungs- und Organisationsprozess, eine effiziente und transparente Kommunikation, die gezielte Befähigung (Training) aller Beteiligten sowie eine laufende Dokumentation und transparente Erfolgsmessung.
Aus diesen Erkenntnissen entstand vor rund eineinhalb Jahren unser BOOST-Modell:
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B für Baseline & Goals
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O für Organize, Analyze & Execute
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O für Optimized Communication
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S für Support & Training
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T für Transparency & Acceptance
Obwohl die Methodik schon immer fester Bestandteil unserer Arbeit war, haben wir erst mit BOOST ein klares Erklärmodell geschaffen, das Kunden sowie Partnern noch schneller verdeutlicht, warum und wie wir Projekte zum Erfolg führen. Das Modell folgt dem Leitgedanken, komplexe Herausforderungen in überschaubare Schritte aufzuteilen und die relevanten Schnittstellen – von Recht über IT bis hin zu Marketing und operativen Fachabteilungen – effizient zu integrieren.
Rahmenbedingungen und Erfolg
Einführung einer globalen E-Privacy-Lösung
Ein besonders eindrucksvolles Beispiel für die Wirksamkeit unseres BOOST-Ansatzes ist die Einführung einer E-Privacy-Lösung (Consent-Management) bei einem international agierenden Automobilhersteller. Auslöser war die Notwendigkeit, eine rechtskonforme Lösung zu etablieren, die den strengen Datenschutz-Anforderungen gerecht wird und zugleich den Marketing- und Analytics-Bedürfnissen der verschiedenen Märkte und Fachbereiche Rechnung trägt.
Ausgangslage und Herausforderungen
Nach Inkrafttreten der GDPR (DSGVO) in Europa wuchs der Druck, sämtliche digitalen Kontaktpunkte – insbesondere Webseiten und Online-Portale – datenschutzkonform auszurichten. Parallel sorgte das damals geltende Telemediengesetz (TMG) in Deutschland für zusätzliche Richtlinien, während in anderen Ländern teils andere oder weniger stringente Regeln galten. Somit standen sich oft zwei Extreme gegenüber:
- Rechts- und Compliance-Abteilungen, die maximale Datenschutzsicherheit wollten.
- Marketing- und Customer-Relations-Teams, die weiterhin umfangreich Kundendaten und Nutzungsverhalten tracken wollten, um zielgerichtete Kampagnen und Analysen zu fahren.
Diese Pole führten zu einem Höchstmaß an Abstimmungsaufwand und potenziellem Konflikt, da jede Abteilung ihr Kernthema priorisieren wollte. Hinzu kam der massive Skalierungsbedarf: Über 4.500 Webseiten weltweit sollten innerhalb eines definierten Zeitrahmens umgestellt werden. Ursprünglich war geplant, dafür einen dritten Dienstleister (Accenture) einzubinden, um den Massen-Rollout zu stemmen.
Projektziele und Erfolg
Das Projektteam fokussierte sich darauf, Rechtssicherheit und Marketing-Performance gleichermaßen zu ermöglichen. Konkret bedeutete dies:
- Eine globale Consent-Management-Lösung, die länderspezifische Vorgaben berücksichtigt.
- Eine Balance zwischen datenschutzrechtlichen Minimalvorgaben und maximal nutzbaren Marketing-/Analytics-Daten.
- Eine einfache Skalierung in zahlreichen Märkten – von Europa über Nordamerika und Asien bis nach Australien.
- Ein termingerechter Rollout innerhalb des vorgegebenen Budgets.
Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Die Lösung wurde in Time und Budget auf weltweit über 4.500 Webseiten ausgerollt. Es war durch unser schlankes und zugleich strukturiertes Vorgehen möglich, ohne den geplanten Großdienstleister auszukommen. Damit haben wir nicht nur erhebliche Kostenersparnisse erzielt, sondern auch die Interessen sämtlicher Stakeholder unter einen Hut bekommen.
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Der BOOST-Effekt.
Wie unser Modell den Projekterfolg sicherte
Der Schlüssel lag in der konsequenten Anwendung der fünf BOOST-Bausteine. Jeder Buchstabe steht für einen essenziellen Schritt, der die Projektarbeit in definierte Phasen und Verantwortlichkeiten gliedert.
B – Baseline & Goals
Der erste Schritt beschäftigte sich mit der Bestimmung der Ausgangslage und der Zielsetzungen.
- Rechtliche Baseline: Wir ermittelten die relevanten Datenschutzanforderungen in den wichtigsten Märkten und identifizierten, in welchem Umfang bestehende rechtliche Unterschiede zu berücksichtigen waren.
- Technische und organisatorische Baseline: Das Team zählte zunächst sämtliche Online-Plattformen, definierte bestehende Tracking- und Analytics-Tools und bewertete deren Wichtigkeit. Daraus ergab sich ein Worst-Case-Szenario, falls Marketing-Features vollständig abgeschaltet werden müssten.
- Stakeholder-Workshops: Gemeinsam mit Rechts- und Marketingabteilungen wurden Erwartungshaltungen und potenzielle Widerstände geklärt. Diese Erkenntnisse flossen in Kommunikationsleitfäden und Zielkennzahlen ein. Auf dieser Basis formten sich klare Goals: Rechtssicherheit, größtmögliche Datennutzung, pünktlicher Rollout und zufriedene Fachbereiche.
O – Organize, Analyze & Execute
Im zweiten Schritt stand eine strukturierte Projektorganisation im Fokus.
- Agile Vorgehensweise: Wir setzten auf Scrum of Scrums, da mehrere Teams (z. B. IT-Entwicklung, Rollout, Recht, Marketing) in eigenen Sprints arbeiteten. Diese wiederum wurden über koordinierende Scrum-Meetings aufeinander abgestimmt.
- Prozessgestaltung: Um möglichst schnell einen Mehrwert zu liefern, entschied sich das Team für den Ansatz, zunächst eine Mindestfunktionalität auszurollen, um Rechtssicherheit zu schaffen. Danach wurden sukzessive weitere Features hinzugefügt.
- Iteratives Vorgehen: Durch die agile Vorgehensweise konnten wir Probleme rasch identifizieren und frühzeitig beheben. So ließen sich Zeitpläne besser einhalten und notwendige Korrekturen unmittelbar umsetzen.
O – Optimized Communication
Ein zentrales Erfolgselement war die regelmäßige, transparente und leicht zugängliche Kommunikation.
- Multi-Kanal-Strategie: Wir verknüpften interne und externe Kanäle – von E-Mail-Updates über Intranet-News bis hin zu Projekt-Ständen in Chat-Tools.
- Zentrale Rollout-Plattform: Alle relevanten Dokumente, Tutorials, Zeitpläne und Statusberichte wurden über ein zentrales Portal geteilt. Dadurch hatten lokale Marktvertreter, Agenturen und interne BMW-Teams stets Echtzeit-Einblicke in den Projektstatus.
- Schnelle Eskalationswege: Für dringende Entscheidungen wurden Klärungsrunden mit den Projektverantwortlichen und der Management-Ebene etabliert, um Verzögerungen zu verhindern.
S – Support & Training
Die Befähigung und Unterstützung aller Beteiligten spielte eine entscheidende Rolle.
- E-Learnings und Live-Sessions: Für die Märkte weltweit richteten wir eine E-Learning-Plattform ein, auf der Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Videos und FAQ verfügbar waren.
- Coaching für Führungskräfte: Da es immer wieder Spannungen zwischen den rechtlichen Vorgaben und den Marketingwünschen gab, half gezieltes Coaching, Konflikte zu minimieren und konstruktive Kompromisse zu finden.
- Kontinuierliches Feedback: Regelmäßige Rückmeldungen aus den Märkten führten dazu, dass die Schulungsinhalte stetig aktualisiert und verbessert wurden.
T – Transparency & Acceptance
Abschließend ist die umfassende Transparenz über alle Projektphasen hinweg entscheidend, um Akzeptanz auf allen Ebenen zu schaffen.
- Reporting & KPIs: Wir entwickelten eine „Slide Factory“, die Projektfortschritt, Risiken und Rollout-Status in einem leicht verständlichen Ampel-System visualisierte. So konnte sowohl das Management als auch jede Fachabteilung auf einen Blick erkennen, wo das Projekt stand.
- Nachweispflicht gegenüber Behörden: Durch akribische Dokumentation jedes Rollout-Schritts und der entsprechenden Risikoanalyse wurde sichergestellt, dass im Fall einer Prüfung durch Datenschutzbehörden nachgewiesen werden konnte, welchen Sorgfaltspflichten man nachgekommen ist.
- Vertrauensbildung: Die klare, fortlaufende Kommunikation sämtlicher Erfolge, Herausforderungen und Entscheidungen förderte eine breite Akzeptanz sowohl auf Vorstandsebene als auch bei den operativen Teams.
