Nearshore Standort Kroatien: Learnings aus zwei Jahren „Center of Excellence“

Strategie, Standortaufbau, Teambuilding

Unser Nearshore Standort Kroatien zeigt: Auslandsexpansion macht auch für kleinere Unternehmen Sinn.

Vor fast genau zwei Jahren fiel der Startschuss für unseren Nearshore Standort Kroatien. Am 1. Oktober 2020 hatte unser erster Mitarbeiter im „Center of Excellence“ seinen ersten Tag. Seitdem ist viel passiert und an dieser Stelle nehmen wir uns Zeit für ein kleines Fazit zum 2. Jubiläum unseres Teams in Rijeka, das inzwischen schon sieben Mitarbeiter umfasst – und weiter auf Wachstumskurs ist.

Aber von vorne:

Wie kommt man als „eher kleine“ Unternehmensberatung auf die kühne Idee, plötzlich in einem ganz anderen Land ein Team aufzubauen? Was war die Motivation?

Die Antwort liefert unser CEO Stephan Müller: „Wir sind eine Unternehmensberatung deren Ziel es auch ist, den Kunden bei der Umsetzung zu helfen. Das heißt neben Strategie- und Konzeptentwicklung sind wir maßgeblich bei der Umsetzung beteiligt. Sprich wir halten am Schluss auch „unseren Kopf hin“ wenn es nicht funktioniert, was wir uns vorher ausgedacht haben. Weil wir das so machen und weil wir an den Umsetzungen beteiligt sind, haben wir oft Projekte, die mehrere Monate, vielleicht sogar Jahre gehen. Sobald man sich in diesem Umfeld befindet und auch mit größeren Konzernen zusammenarbeiten  darf, ist man ganz oft in Konkurrenz mit den großen Playern auf dem Markt. Die großen Beratungen haben seit Jahren Nearshore und Offshore Standorte. So können sie einen enormen Preisdruck auf uns ausüben. Was kann dann ein eher kleines Unternehmen wie wir machen, um diesem Preisdruck standzuhalten? Zumal wir weder Preisdumping betreiben wollen, noch als Arbeitgeber an Attraktivität verlieren möchten? Wir mussten also nach cleveren Lösungen suchen. Aus dieser Situation heraus wurde die Entscheidung getroffen, einen Mix zu schaffen zwischen lokalen Arbeitskräften und Unterstützung aus anderen Ländern mit einem niedrigeren Gehaltsniveau. Das war der Startschuss für unser Nearshore Outsourcing Projekt in Kroatien“

Vor diesem Hintergrund ging es an die Umsetzung und den Aufbau unseres Nearshore Standorts.

Wie geht man weiter vor, wenn die strategische Entscheidung zugunsten eines Nearshore Standorts gefallen ist? Welches Land eignet sich? Zentral wichtig war für uns, ein Land zu finden, in dem wir einerseits unsere Ausgaben in den Projekten durch etwas niedrigere Gehälter senken konnten – aber ohne Einbußen in der Qualität hinnehmen zu müssen oder unfaire Dumpinglöhne zu bezahlen.

Step 1: Standortrecherche

Vor der Recherche: Die wichtigste strategische Voraussetzung vor der Standortrecherche war für uns absolute Transparenz gegenüber dem bestehenden Team in Deutschland. Wenn der Aufbau des neuen Standortes gelingen soll, ist es unabdingbar, dass nicht nur Akzeptanz im Team herrscht, sondern auch die Bereitschaft zur Partizipation. Aus diesem Grund wurde unser Team sehr kurz nach der Entstehung der Idee ins Boot geholt – und im Rahmen verschiedener Recherchen mit eingebunden zu sein.

Welche Kriterien für uns ausschlaggebend waren, fasst unser CEO Stephan Müller so zusammen:

„Mir war enorm wichtig, welche Qualifikationen die Mitarbeitenden in den infrage kommenden Ländern haben. Passen diese zu einem Beratungsunternehmen wie uns – das sich nicht nur auf die Entwicklung konzentriert, sondern auf die ganzheitliche Umsetzung. Was haben wir also gesucht an den Standorten außerhalb von Deutschland? Projektmanager und Berater (ehemalige BWL-Studenten) mit der Idee, dass wir nicht nur Unternehmen in der Dachregion unterstützen können, sondern auch die Ideen, Strategien und Konzepte, die wir in Deutschland entwickeln, auf die südosteuropäischen Länder übertragen können.“

 Hilfreiche Fragen für die Standortermittlung

• Welche Studiengänge gibt es im Land?
• Wie setzt sich die Dichte der Studierende in den Studiengänge zusammen?
• Gehört das Land zu EU?
• Wie ist es um die Sprachkenntnisse bestellt?
• Wie ist das Gehaltsniveau und wie hat es sich zuletzt entwickelt?
• Braucht man ein Visum zur Einreise?
• Ist eine Firmengründung zwingend notwendig?
• Kann ich mit einer Betriebsnummer Mitarbeitende einstellen?
• Möchte ich die Strecke mit dem Auto zurücklegen können?

Darum Kroatien: Kroatien hat sich für uns am Ende unserer Recherche gegen Ungarn und sehr knapp gegen Slowenien durchgesetzt.  Unser CEO wollte beispielsweise in ein Land expandieren, welches in maximal 5-6 Stunden Autofahrt von München aus zu erreichen ist. Die hohe Dichte an BWL-Studenten war für uns wichtig und auch der touristische Hintergrund des Landes, der neben guten Sprachkenntnissen in Englisch auch für ein stark ausgeprägtes Bewusstsein im Hinblick auf Kundenservice steht. Zudem spielte natürlich auch das Gehaltsniveau zum Zeitpunkt unserer Recherche eine wichtige Rolle.

Step 2: Rechtliche Rahmenbedingungen

Nachdem die Entscheidung für den neuen Nearshore Standort gefallen ist, müssen die rechtlichen Rahmenbedingungen abgeklopft werden. Grundsätzlich stehen bei einer Neugründung im europäischen Ausland drei Optionen zur Auswahl: Man kann sich eine ausländische Betriebsnummer zulegen, ein neues Unternehmen gründen oder sich unbürokratisch ein Freelancer-Netzwerk aufbauen. Je nach Zielland und eigener Branche empfehlen wir, die bestmöglichen rechtlichen Rahmenbedingungen gemeinsam mit Beratungsagenturen wie den ausländischen Handelskammern zu erarbeiten.

Rechtliche Aspekte

• Rechtsform des neuen Standorts
• Steuervorteile
• Abgaben
• Löhne, Lohnnebenkosten
• Regelungen rund um die Arbeitszeiten
• Rahmenbedingungen zum Schutz der Arbeitnehmer:innen
• Lohnbuchhaltung

Darum mit Betriebsnummer: Nach dem Abwägen aller relevanten Aspekte haben wir uns gegen die Neugründung entschieden – zugunsten einer Betriebsnummer. Das bedeutet, dass unsere kroatischen Mitarbeitenden einen deutschen Arbeitsvertrag erhalten haben. Ein Hauptgrund in unserem Fall war, dass wir uns dafür entschieden haben zu prüfen, wie die Dienstleistungen aus Kroatien für Deutschland funktionieren und welche Möglichkeiten sich für andere Länder ergeben. Mitentscheidend war auch, dass unsere Buchhaltung vorerst über Deutschland laufen kann – was aus operativer Sicht Sinn macht.

Step 3: Recruiting 

Der letzte Schritt, um am neuen Nearshore Standort aktiv zu werden besteht darin, erste Mitarbeitende einzustellen. Dieses Thema erscheint auf den ersten Blick herausfordernd – in jedem Land werden andere Tools benutzt, um Jobs zu besetzen. Unseren ersten Mitarbeiter haben wir tatsächlich auf einem etwas unkonventionellen Weg – nämlich über eine Facebookgruppe – gefunden. Dieser Mitarbeiter hat sich inzwischen zu unserem kroatischen Teamleader entwickelt und übernimmt das Recruiting neuer Kollegen und Kolleginnen erfolgreich selbst – hauptsächlich mithilfe von Social Recruiting, das vor allem auf LinkedIn in Kroatien sehr gut funktioniert.

Ein kleiner Hinweis zum Schluss zum Thema Auslandsstandort aufbauen: Bei der remote Zusammenarbeit zwischen Teams aus unterschiedlichen Ländern mit verschiedenen Sprachen reicht es keinesfalls aus, die Software für die Zusammenarbeit zur Verfügung zu stellen. Es ist enorm wichtig, von Beginn an das Remote Team Building in den Fokus zu stellen und auch dafür zu sorgen, dass das neue Team in regelmäßigen Abständen persönlich or Ort ist. Was machen wir? Wir setzen uns jeden Monat einmal zum virtuellen team Meeting mit allen zusammen, wir arbeiten eng innerhalb unserer Projekte zusammen. Wir versuchen unsere kroatischen Kolleginnen und Kollegen bestmöglich  in unsere internen und externen Abläufe zu integrieren – unsere interne Firmensprache ist mündlich und schriftlich inzwischen Englisch. Die Geschäftsführung fährt mindestens zwei Mal pro Jahr nach Kroatien, um mit dem Team an neuen Strategien oder neuen Herausforderungen zu arbeiten, sowie an den aktuellen Projekten.

Wer hierzu Fragen hat, kann sich gerne für einen unverbindlichen Gesprächstermin mit uns verabreden – wir teilen unser Wissen gerne.

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Erstaunlich, wie schnell die Zeit vergeht … vor zwei Jahren sind wir mit einer groben Idee gestartet, ein „Center of Excellence“ in Kroatien zu gründen.  Heute haben wir ein 7-köpfiges kroatisches Team, das zum einen für uns die Optimierung in bestehenden Projekten in der DACH-Region umsetzt und zum anderen unser Hub geworden ist, um den südosteuropäischen Markt mit unseren Konzepten, Strategien und Ideen zu bedienen. Dies ist inzwischen ein wesentlicher Teil unserer Wachstumsstrategie geworden.

Mehr erfahren? Unser CEO Stephan Müller erzählt in einer dreiteiligen Videoreihe ausführlich, wie er den Standortaufbau erlebt hat: zur Playlist über unseren Nearshore Standort Kroatien bei Youtube.